“Een Brabantiadoosje met laatjes”

Hans Tromp in gesprek met…: Simon van der Schee (76), Hoofd Financiën van De Haagse Hogeschool tussen 1989 en 2006.

Hij had er geen idee van wat hij moest doen toen hij in 1989 werd aangenomen als Hoofd Financiën bij het Bestuursbureau. Er was maar heel weinig geregeld op financieel gebied met als toppunt het Brabantiadoosje met laatjes. Hij vertelt boeiend over wat hij allemaal aantrof, over hoe er aan gewerkt is om de boel op orde te krijgen en welke obstakels hij daarbij tegen kwam.

Zeiknat van de regen, met pet, fietsbril en regenpak komt hij binnen in café Emma aan het Regentesseplein. De begroeting is allerhartelijkst. Hij vertelt meteen hoe knap hij het vond dat ik destijds zo snel typend allerlei beleid uit mijn duim zoog, en ik uit mijn bewondering voor de manier waarop hij in allerlei cijferbrij zo snel doorzag waar het in essentie om ging. Ik laat hem de foto zien van de managementconferentie in Veldhoven, 1995 en ogenblikkelijk komen de herinneringen boven. Kortom, de sfeer is gelijk goed.

Waar kwam je vandaan en hoe kwam je bij De Haagse Hogeschool terecht?
Vóór de Haagse Hogeschool volgde ik een opleiding voor administrateurs bij de gemeente Den Haag. Die opleiding had een zeer goede reputatie, was een initiatief van wethouder Ans van den Berg(toen wethouder red.) en leverde mij een baan op als adjunct-administrateur bij het Gemeentelijk Energiebedrijf.
Toen ik zag dat er een vacature was bij De Haagse Hogeschool waar Mevr. Van den Berg in werd genoemd heb ik meteen gesolliciteerd en na een gesprek met Dhr. Omloo (directeur van de Sector Gezondheidszorg red.) werd ik aangenomen.

Het Brabantiadoosje
Eerlijk gezegd had ik geen flauw idee wat ik moest doen. Ik begon heel enthousiast, maar ben er eigenlijk blind ingestapt. Hannie de Jong was toen mijn assistente. Er was nauwelijks sprake van enige automatisering, qua boekhouding was er nog niks behalve de administratie van het Centraal Bureau zelf. Een CvB-lid zei thuis te werken met het ‘Brabantia doosje met laatjes’: ‘Elke week stop je geld in een laatje voor een bepaald doel en als er geld voor dat doel nodig was haal je het daaruit!’.
Kortom, de notie van een goed financieel beheer voor een hogeschool van deze omvang was nog niet echt geland en er lag ook geen plan. Daar werd trouwens wel om gevraagd, met name door de financieel directeuren van de sectoren. Die kwamen meteen met vragen als: ‘waar moeten de financiële gegevens aan voldoen’, ‘wat zijn de richtlijnen’ en ‘hoe gaat het Centraal Bureau dit aanpakken’.
Ik had geen idee!
Freek Vijlbrief (toen nog directeur van de Sector Economie en Management red.) nodigde me uit voor een bijeenkomst in het Europahotel waar allemaal financiële knappe koppen van de HEAO mij kritische vragen gingen stellen met Excel sheets en zo… Ik had geen flauw benul en voelde me op dat moment echt ‘de lul van het spul’!
Ik had op dat moment eigenlijk gelijk naar huis moeten gaan en nooit meer terugkomen. 

Wat trof je aan?
(14 hogescholen met allemaal hun eigen administraties en deels ook gemeentelijke hogescholen, verschillende stichtingen en nevenstichtingen etc. red)
Vanaf het begin stapelden de problemen zich op. Het was niet duidelijk hoe de geldstromen liepen; de gemeente inde voor haar scholen de collegegelden, maar was niet bereid die over te maken aan de Haagse Hogeschool! Dat heeft veel tijd gekost, maar uiteindelijk kwam het geld toch los. Dat ging echt om miljoenen.
Gelukkig kwam Jan Koevoet bij ons werken. Die kon goed omgaan met Excel en produceerde de eerste overzichten. De scholen die onder de stichtingen vielen hadden allemaal verschillende administraties. We kregen uiteindelijk met één uitzendkracht, die ook ervaring had met Excel, al die verschillende vormen van jaarrekeningen op één overzicht. Met die grote vellen gingen we naar het Ministerie van Onderwijs. Dat wilde aanvankelijk zelfs de bekostiging opzeggen, maar met deze gegevens hebben wij dat kunnen voorkomen.

Hoe kreeg je al die administraties van de ‘sectoren’ op een lijn?
Gelukkig werd Freek Vijlbrief lid van het CvB voor de portefeuille financiën. Die heeft toen Price Waterhouse Coopers (PWC) ingeschakeld om uniformiteit in de jaarrekeningen te brengen. Daar heeft Anneke van Zanen-Nieberg (nu voorzitter van NOC NSF red.) heel goed werk voor verricht. Zij had als externe partij de mogelijkheid om sturend op te treden op basis van een goed plan.
Achteraf ben ik zelf teveel bezig geweest met branden blussen en doorbuffelen, terwijl we eigenlijk eerst een goede structuur en werkwijze hadden moeten neerleggen. Maar ja, we waren maar met twee man en er deed zich telkens weer een nieuw probleem voor dat opgelost moest worden. Zoals bijvoorbeeld dat de minister had bedacht dat we alle rijksgebouwen moesten overnemen, inclusief het beheer en onderhoud. Daar was binnen het Hoger Onderwijs helemaal geen enkele ervaring mee. Iedereen ging zelf maar zonder enig benul afspraken maken met banken, aannemers en onderhoudsbedrijven.

Hoe verliep het financiële beleid in de periode naar de nieuwbouw?
(De bekostiging van de nieuwbouw kwam tot stand door een bijdrage van het Ministerie van Onderwijs en de Gemeente Den Haag, die de ontwikkeling van het Laakhavengebied heel belangrijk vond. En door de verkoop van de gebouwen van de Hogeschool in Den Haag. Red)
Bij de voorbereiding van de bouw van het Johanna Westerdijkplein gingen we als hogeschool zelf diverse contracten aan met architecten, aannemers, constructiebedrijven etc. De rechtszaken met al die verschillende partijen hebben miljoenen gekost! Joep Fransen en ik hadden het heel druk met al die claims. Achteraf hadden we die hele bouwbegeleiding qua procesmanagement en financiën natuurlijk moeten uitbesteden aan één bureau.

Hoe was de support, de ondersteuning vanuit het CvB
Freek Vijlbrief kwam echt op het juiste moment binnen. Hij maakte de juiste keuzes door externe partijen in te huren en de afdeling financiën te versterken met Arjan Trommel. Die was pas afgestudeerd als econoom en keek meer beleidsmatig naar de zaken dan boekhoudkundig. Daardoor vulden we elkaar goed aan. Hij ontwikkelde ook een model waarmee hij prognoses kon maken voor de kosten van de nieuwbouw op langere termijn en of dat uit kon (cashflow berekeningen). Die prognose legden we aan het Ministerie voor en was zo overtuigend dat het miljoenen opleverde.
Freek heeft ook heel slim het nieuwe pand ondergebracht in een stichting met de hogeschool als huurder. Ook dat leverde heel veel geld op aan Btw-voordeel.
Terugkijkend had er direct na de fusie een goed plan voor financieel beleid moeten liggen. Ze hadden niet zomaar een Hoofd Financiën moeten aanstellen en die maar een beetje laten zwemmen. Dat had veel geld en gedoe gescheeld. Toch, ondanks al het geworstel, werd De Haagse Hogeschool uiteindelijk voorloper op het gebied van financiën en kwamen andere hogescholen kijken hoe wij dat hadden ingericht.

Hoe was de koppeling tussen beleid en financiën geregeld?
Die was er eigenlijk niet. De administratie was niet ingericht op het beheren en monitoren van vernieuwingsprojecten. We kenden toen grofweg drie grote posten: leermiddelen, huisvesting en personeel. Ook de interne verdeling van geld over de sectoren en hun verschillende bekostigingsprofielen was een probleem. Een praktijkprofiel voor bijvoorbeeld technische opleidingen leverde veel meer op dan een gewoon profiel. Dat leidde tot veel interne strijd, discussie en soms onjuiste beslissingen over het opheffen van zogenaamde ‘dure opleidingen’.

Hoelang was je hoofd Financiën en wat deed je daarna?
Ik was van 1989 tot 2006 Hoofd Financiën. Bij de reorganisatie van de Dienst Financiën werd ik geparkeerd. Dat was een nare periode. Mensen waarmee je jaren goed gewerkt had, gingen zich anders gedragen, keken ineens de andere kant op. Dat voelde heel eenzaam en leidde zelfs tot gezondheidsproblemen.
Daarna werd ik Treasurer. Alle hogescholen moesten een financiële buffer opbouwen en ik werd een soort beleggingsbeheerder, verantwoordelijk voor het zodanig wegzetten van gelden dat die meer rendement zouden opleveren dan bij een bank.  Uiteraard niet in aandelen, maar wel in betrouwbare fondsen en staatsobligaties.

Wat zou je de hogeschool op dit moment adviseren?
Geen flauw idee. Ik ben al zo lang weg. Ik zou wel willen weten hoe het nu georganiseerd is, maar de mensen zitten echt niet op mij te wachten.

Wat doe je nu zoal?
Maandagochtend ben in Ampikkelateur, dan ruim ik met een grijper aan een stok de rotzooi rond het voetbalveld op. ‘Let op! Plastic flesjes in een aparte zak!’ Daarnaast ben ik lid van een zangkoor dat country-achtige popmuziek ‘SwayMmusic’ op het repertoire heeft en nu een kerstuitvoering voorbereidt. Woensdag is fietsdag, donderdag voetbal ik in het Laakkwartier met ADO Allstars, binnenkort tegen Leverkusen. Vrijdag is schoonmaakdag, doe ik boodschappen en ‘s middags ga ik ‘jeu de boulen.’

Slot
Na exact twee uur staat Simon er op de rekening voor de drankjes en bitterballen te delen. Precies zoals hij altijd was, eerlijk, recht voor zijn raap en geen blad voor zijn mond! Pet op, regenpak aan en op naar Loosduinen.